數字檔案室的專業(yè)類電子文件歸檔基本要求在履行本單位主要職能過程中產生的檔案數字化專業(yè)類電子文件都應收集、歸檔，包括但不限于檔案局頒布的首批、第二批專業(yè)檔案基本目錄所列內容。各種專業(yè)類電子文件的整理、鑒定、編目參照相應的管理辦法執(zhí)行。以數據庫形式存在的專業(yè)類電子文件，如人口、環(huán)境、農業(yè)等各種普查數據，可以 XML 等跨平臺通用格式收集、歸檔，或直接以原數據庫數據文件歸檔，同時歸檔一套完整的數據庫設計文檔。以電子文檔形式存在的專業(yè)類電子文件，可參考文書類電子檔案的各項管理要求執(zhí)行。紙質檔案數字化過程中，應設置距離數字化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案。湖南檔案數字化加工軟件

數字檔案室建設是一項系統(tǒng)工程，包括基礎設施建設、檔案數字化、應用系統(tǒng)建設、數字檔案資源建設、保障體系建設，需要機關檔案部門、信息化部門、業(yè)務部門和保密部門共同參與實施。主要包括：按照數字檔案室基礎網絡架構、主要技術路線與軟硬件配置基本要求，建設適應未來一定時期數字檔案資源管理要求、滿足數字檔案室各項管理與服務需求的基礎設施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓勵依托機關信息化基礎設施進行數字檔案室基礎設施建設。開發(fā)或采用功能完善、安全可靠、良好、方便易用的數字檔案室應用系統(tǒng)，實現檔案管理各業(yè)務環(huán)節(jié)的自動化、網絡化。江蘇行政檔案數字化服務可采用計算機自動校對與人工校對相結合的方式，對目錄數據的質量進行檢查。

為確保各門類電子檔案及其元數據的準確和及時采集、捕獲、保存，提供便捷、有效的數字檔案資源利用，應結合檔案數字化、數字檔案室應用系統(tǒng)開發(fā)或運行需要，為數字檔案室配備必要的正版基礎軟件，包括數據庫管理系統(tǒng)、網絡操作系統(tǒng)、中間件、全文檢索、光學字符識別（OCR）等軟件。應選用主流數據庫管理系統(tǒng)，如關系型數據庫，其性能應能支持本單位今后較長一個時期數字檔案資源管理的需要。安全保障體系應結合實際，參照信息系統(tǒng)安全等級保護有關要求，從多層面為數字檔案室應用系統(tǒng)建立安全保障體系。涉密數字檔案室應用系統(tǒng)必須按照國家有關涉密信息系統(tǒng)分級保護的規(guī)定執(zhí)行。

數字檔案室基礎設施建設為確保數字檔案資源的安全管理和有效利用，應依托機關信息化建設成果，檔案數字化，建設穩(wěn)定、兼容的，能夠滿足數字檔案資源管理和機關共享利用需求的數字檔案室基礎設施，主要包括網絡基礎設施、系統(tǒng)硬件、基礎軟件、安全保障系統(tǒng)、終端及輔助設備等五個部分?；A設施應盡量采用國產產品，尤其是具有自主知識產權的國有品牌產品。用于支撐涉密數字檔案資源管理的基礎設施建設，應符合國家有關保密工作的規(guī)定。在紙質檔案目錄準備與目錄數據庫建立工作中均應嚴格遵守。

數字檔案室的標準規(guī)范性要求包括檔案數字化資源的收集、整理、編目、著錄、格式、品質等應符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22）、《檔號編制規(guī)則》（DA/T 13）等國家標準或地方規(guī)范的要求；應參照國家或地方相關標準規(guī)范設置、獲得電子檔案元數據，推薦采用包括文件實體、機構人員實體、業(yè)務實體在內的多實體元數據方案，元數據的賦值應以自動獲得為主、手工著錄為輔。按照客觀事實編輯形成的電子文件可收集、歸檔。建議將數字圖像存儲為單頁文件，并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。湖南會計檔案數字化服務外包工作

按照目錄數據庫建立時制定的數據規(guī)則，對照檔案原件內容，規(guī)范檔案中的目錄內容。湖南檔案數字化加工軟件

檔案數字化前處理要求是在掃描前先檢查案卷質量以保證數字檔案與實體檔案的對應，對檔案進行檢查核實，察看有無缺頁、倒頁、漏號、 重號、錯號等整理不規(guī)范現象。根據實際情況做好前處理工作，以確保數字化加工質量。 在掃描之前，要求對待加工檔案實體進行前整理，包括對案卷內情況進行登記、掃描文件選擇、拆卷、分件、排序、擬標題；檔案案卷級和文件級條目著錄、目錄數據校對、補錄、目錄打印和建庫；檔案卷盒信息、盒內卷內目錄和備考表制作打印及目錄冊打印裝訂等工作環(huán)節(jié)。湖南檔案數字化加工軟件

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